ERP står for Enterprise Resource Planning. På dansk kaldes det typisk et ERP-system eller et økonomisystem. Det er systemet, hvor en virksomhed håndterer økonomi, lager, ordrer og indkøb samlet ét sted i stedet for i flere separate værktøjer.
For en e-handler er ERP-systemet det, der tager over, når kunden har klikket på køb. Webshoppen sælger. ERP-systemet bogfører, fakturerer og holder styr på lageret.
Hvad betyder ERP?
Enterprise Resource Planning betyder groft sagt planlægning af virksomhedens ressourcer. Begrebet stammer fra produktionsindustrien, hvor systemer til materialeplanlægning blev udvidet til også at dække økonomi, indkøb og salg. I dag bruges ERP om det system, der binder virksomhedens kerneprocesser sammen.
Hvad gør et ERP-system?
Et ERP-system består af moduler, der deler de samme data. De mest almindelige er:
- Økonomi og bogføring: fakturaer, kreditnotaer, moms, afstemning og årsafslutning
- Lager: hvor mange enheder du har, hvor de er, og hvad der er bestilt
- Ordrer og indkøb: salgsordrer, indkøbsordrer og de bilag, de skaber
- Kunder og leverandører: betalingsbetingelser, kreditgrænser og, i B2B, aftalepriser
- Rapportering: resultatopgørelse, momsangivelse og nøgletal
Større systemer har også moduler til produktion, projekter og personale.
ERP-system og webshop: hvem gør hvad?
| Opgave | Webshoppen | ERP-systemet |
|---|---|---|
| Vise produkter og priser | ✓ | |
| Modtage ordrer og betalinger | ✓ | |
| Oprette faktura og bilag | ✓ | |
| Bogføre salg og moms | ✓ | |
| Holde den faktiske lagerbeholdning | ✓ | |
| Håndtere kunder, betingelser og kreditgrænser (B2B) | ✓ | |
| Rapportere resultat og moms | ✓ |
Eksempel: fra ordre til bogføring
En kunde køber for 1.250 kr. inklusive 25 % moms i din Shopify-butik og betaler med Klarna. I ERP-systemet bliver det til:
- Salg på 1.000 kr.
- Udgående moms på 250 kr.
- Et tilgodehavende hos Klarna, indtil udbetalingen kommer
Når Klarna udbetaler, trækkes gebyret fra. Udbetalingen bogføres på bankkontoen og gebyret som en omkostning. De præcise konti afhænger af din kontoplan.
Uden en forbindelse mellem systemerne sker alt dette manuelt, ordre for ordre.
Regnskabsprogram eller ERP-system?
For mindre virksomheder er grænsen flydende. Mange voksende e-handlere bruger et regnskabsprogram som deres ERP-system, fordi fakturaer, moms og ofte også lager håndteres dér.
Et fuldt ERP-system som Business Central eller SAP Business One bliver relevant, når virksomheden har flere selskaber, flere lagre, kompleks B2B eller egen produktion.
Almindelige ERP-systemer i Norden
Blandt nordiske e-handlere er Fortnox, Spiris, Visma.net, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Monitor G5, Specter og SAP Business One udbredte. Hvilket system der passer, afhænger af størrelse, markeder og kompleksitet. Se vores sammenligning af ERP-systemer til e-handel.
Cloud eller lokalt installeret?
De fleste ERP-systemer til e-handel i dag er cloudbaserede. Du betaler pr. måned, opdateringer sker automatisk, og systemet kan tilgås via API, hvilket gør det lettere at forbinde det med andre systemer. Lokalt installerede systemer findes primært hos større virksomheder og i produktion.
Hvorfor ERP-systemet skal forbindes med webshoppen
Et ERP-system taler ikke automatisk med din webshop. Ordrer i Shopify eller WooCommerce dukker ikke selv op i ERP-systemet, og lagerbeholdningen i ERP-systemet vises ikke automatisk i butikken. De to systemer skal forbindes.
Det gør en integrationsplatform som Junipeer. Når systemerne er forbundet, bliver hver ordre automatisk til en faktura, lagerbeholdningen opdateres næsten i realtid, og udbetalinger fra Klarna, Svea eller Adyen afstemmes uden manuelt arbejde.