ERP steht für Enterprise Resource Planning. Es ist das System, mit dem ein Unternehmen Finanzen, Lager, Aufträge und Einkauf an einem Ort verwaltet, statt in mehreren getrennten Tools.
Für einen Onlinehändler übernimmt das ERP-System, sobald der Kunde auf Kaufen geklickt hat. Der Onlineshop verkauft. Das ERP-System bucht, fakturiert und behält den Lagerbestand im Blick.
Was bedeutet ERP?
Enterprise Resource Planning bedeutet sinngemäß die Planung der Unternehmensressourcen. Der Begriff stammt aus der Fertigung, wo Systeme zur Materialplanung um Finanzen, Einkauf und Vertrieb erweitert wurden. Heute bezeichnet ERP das System, das die Kernprozesse eines Unternehmens verbindet.
Im deutschsprachigen E-Commerce ist auch der Begriff Warenwirtschaftssystem verbreitet. Eine Warenwirtschaft deckt vor allem Lager, Einkauf und Aufträge ab. Ein ERP-System umfasst zusätzlich die Finanzbuchhaltung.
Was leistet ein ERP-System?
Ein ERP-System besteht aus Modulen, die dieselben Daten nutzen. Die häufigsten sind:
- Finanzen und Buchhaltung: Rechnungen, Gutschriften, Umsatzsteuer, Abstimmung und Jahresabschluss
- Lager: wie viele Einheiten vorhanden sind, wo sie liegen und was bestellt ist
- Aufträge und Einkauf: Verkaufsaufträge, Bestellungen und die daraus entstehenden Buchungen
- Kunden und Lieferanten: Zahlungsbedingungen, Kreditlimits und im B2B Vertragspreise
- Reporting: Gewinn- und Verlustrechnung, Umsatzsteuervoranmeldung und Kennzahlen
Größere Systeme enthalten zusätzlich Module für Produktion, Projekte und Personal.
ERP-System und Onlineshop: wer macht was?
| Aufgabe | Onlineshop | ERP-System |
|---|---|---|
| Produkte und Preise anzeigen | ✓ | |
| Bestellungen und Zahlungen annehmen | ✓ | |
| Rechnungen und Buchungen erstellen | ✓ | |
| Umsatz und Umsatzsteuer buchen | ✓ | |
| Den tatsächlichen Lagerbestand führen | ✓ | |
| Kunden, Konditionen und Kreditlimits verwalten (B2B) | ✓ | |
| Ergebnis und Umsatzsteuer melden | ✓ |
Beispiel: von der Bestellung zur Buchung
Ein Kunde kauft in Ihrem Shopify-Shop für 1.190 € inklusive 19 % Umsatzsteuer und zahlt mit Klarna. Im ERP-System wird daraus:
- Umsatzerlös von 1.000 €
- Umsatzsteuer von 190 €
- Eine Forderung gegenüber Klarna, bis die Auszahlung eingeht
Bei der Auszahlung zieht Klarna seine Gebühr ab. Die Auszahlung wird auf das Bankkonto gebucht und die Gebühr als Aufwand. Die genauen Konten hängen von Ihrem Kontenrahmen ab.
Ohne Verbindung zwischen den Systemen geschieht all das manuell, Bestellung für Bestellung.
Buchhaltungssoftware oder ERP-System?
Bei kleineren Unternehmen ist die Grenze fließend. Viele wachsende Onlinehändler nutzen eine Buchhaltungssoftware als ERP-System, weil Rechnungen, Umsatzsteuer und oft auch der Lagerbestand dort verwaltet werden.
Ein vollständiges ERP-System wie Business Central oder SAP Business One wird relevant, wenn ein Unternehmen mehrere Gesellschaften, mehrere Lager, komplexes B2B oder eine eigene Fertigung hat.
Verbreitete ERP-Systeme im Norden
Bei nordischen Onlinehändlern sind Fortnox, Spiris, Visma.net, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Monitor G5, Specter und SAP Business One verbreitet. Welches passt, hängt von Größe, Märkten und Komplexität ab. Einen Vergleich finden Sie in unserem Leitfaden zu ERP-Systemen für E-Commerce.
Cloud oder On-Premise?
Die meisten ERP-Systeme im E-Commerce sind heute cloudbasiert. Sie zahlen monatlich, Updates erfolgen automatisch und das System ist per API erreichbar, was die Anbindung an andere Systeme erleichtert. On-Premise-Systeme finden sich vor allem bei größeren Unternehmen und in der Fertigung.
Warum das ERP-System mit dem Onlineshop verbunden werden muss
Ein ERP-System kommuniziert nicht automatisch mit Ihrem Onlineshop. Bestellungen aus Shopify oder WooCommerce erscheinen nicht von selbst im ERP-System, und Lagerbestände im ERP-System werden nicht automatisch im Shop angezeigt. Die beiden Systeme müssen verbunden werden.
Diese Verbindung stellt eine Integrationsplattform wie Junipeer her. Sind die Systeme verbunden, wird jede Bestellung automatisch zur Rechnung, Lagerbestände werden nahezu in Echtzeit aktualisiert und Auszahlungen von Klarna, Svea oder Adyen werden ohne manuelle Arbeit abgestimmt.