ERP on lyhenne sanoista Enterprise Resource Planning, suomeksi toiminnanohjausjärjestelmä. Se on järjestelmä, jossa yritys hoitaa talouden, varaston, tilaukset ja ostot yhdessä paikassa useiden erillisten työkalujen sijaan.
Verkkokaupassa ERP ottaa ohjat, kun asiakas on painanut osta-painiketta. Verkkokauppa myy. ERP kirjaa, laskuttaa ja pitää kirjaa varastosta.
Mitä ERP tarkoittaa?
Enterprise Resource Planning tarkoittaa suunnilleen yrityksen resurssien suunnittelua. Käsite on peräisin valmistavasta teollisuudesta, jossa materiaalisuunnittelun järjestelmiä laajennettiin kattamaan myös talous, ostot ja myynti. Nykyään ERP tarkoittaa järjestelmää, joka sitoo yrityksen ydinprosessit yhteen.
Mitä ERP-järjestelmä tekee?
ERP koostuu moduuleista, jotka käyttävät samoja tietoja. Yleisimmät ovat:
- Talous ja kirjanpito: laskut, hyvityslaskut, ALV, täsmäytys ja tilinpäätös
- Varasto: montako yksikköä on, missä ne ovat ja mitä on tilattu
- Tilaukset ja ostot: myyntitilaukset, ostotilaukset ja niistä syntyvät kirjaukset
- Asiakkaat ja toimittajat: maksuehdot, luottorajat ja B2B-kaupassa sopimushinnat
- Raportointi: tuloslaskelma, ALV-ilmoitus ja tunnusluvut
Suuremmissa järjestelmissä on myös moduulit tuotannolle, projekteille ja henkilöstöhallinnolle.
ERP ja verkkokauppa: kuka tekee mitä?
| Tehtävä | Verkkokauppa | ERP |
|---|---|---|
| Tuotteiden ja hintojen näyttäminen | ✓ | |
| Tilausten ja maksujen vastaanotto | ✓ | |
| Laskujen ja kirjausten luonti | ✓ | |
| Myynnin ja ALV:n kirjaus | ✓ | |
| Todellinen varastosaldo | ✓ | |
| Asiakkaat, ehdot ja luottorajat (B2B) | ✓ | |
| Tuloksen ja ALV:n raportointi | ✓ |
Esimerkki: tilauksesta kirjanpitoon
Asiakas ostaa Shopify-kaupastasi 1 255 eurolla, josta ALV on 25,5 %, ja maksaa Klarnalla. ERP:ssä siitä syntyy:
- Myyntituotto 1 000 €
- Arvonlisävero 255 €
- Saaminen Klarnalta, kunnes tilitys saapuu
Kun Klarna tilittää, se vähentää palkkionsa. Tilitys kirjataan pankkitilille ja palkkio kuluksi. Tarkat tilit riippuvat tilikartastasi.
Ilman järjestelmien välistä yhteyttä kaikki tämä tehdään käsin, tilaus kerrallaan.
Kirjanpito-ohjelma vai ERP?
Pienemmissä yrityksissä raja on häilyvä. Moni kasvava verkkokauppa käyttää kirjanpito-ohjelmaa toiminnanohjausjärjestelmänään, koska laskut, ALV ja usein myös varasto hoidetaan siellä.
Täysi ERP, kuten Business Central tai SAP Business One, tulee ajankohtaiseksi, kun yrityksellä on useita yhtiöitä, useita varastoja, monimutkaista B2B-kauppaa tai omaa valmistusta.
Yleisiä ERP-järjestelmiä Pohjoismaissa
Pohjoismaisten verkkokauppojen keskuudessa yleisiä ovat Fortnox, Spiris, Visma.net, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Monitor G5, Specter ja SAP Business One. Sopiva järjestelmä riippuu yrityksen koosta, markkinoista ja toiminnan monimutkaisuudesta. Vertailun löydät oppaastamme ERP-järjestelmistä verkkokauppaan.
Pilvi vai paikallinen asennus?
Useimmat verkkokaupan ERP-järjestelmät ovat nykyään pilvipohjaisia. Maksat kuukausittain, päivitykset tapahtuvat automaattisesti ja järjestelmään pääsee API:n kautta, mikä helpottaa sen yhdistämistä muihin järjestelmiin. Paikallisesti asennettuja järjestelmiä on lähinnä suuremmilla ja valmistavilla yrityksillä.
Miksi ERP pitää yhdistää verkkokauppaan
ERP ei automaattisesti keskustele verkkokauppasi kanssa. Shopifyn tai WooCommercen tilaukset eivät siirry itsestään ERP:hen, eivätkä ERP:n varastosaldot näy automaattisesti kaupassa. Järjestelmät täytyy yhdistää.
Yhteyden tarjoaa integraatioalusta, kuten Junipeer. Kun järjestelmät on yhdistetty, jokaisesta tilauksesta tulee automaattisesti lasku, varastosaldot päivittyvät lähes reaaliajassa ja Klarnan, Svean tai Adyenin tilitykset täsmäytetään ilman käsityötä.