Miksi jokaisen Shopify-tilauksen pitäisi olla oma laskunsa Fortnoxissa?

Saamme tämän kysymyksen usein. Monet kauppiaat ovat tottuneet massakirjanpitoon – yksi kuukausittainen yhteenveto kokonaissummilla. Se tuntuu yksinkertaisemmalta. Miksi me siis teemme sen eri tavalla?

Istuimme alas toimitusjohtajamme Jonas Wärngårdin kanssa saadaksemme suoran vastauksen.

Monet verkkokaupan harjoittajat kirjaavat Shopify-myyntinsä kuukausittaisena kertasummana. Mikä siinä on vikana?

Se toimii kunnes ei toimi. Kun teet massakirjauksia, Shopify:sta tulee varsinainen kirjanpitosi – siellä ovat yksityiskohdat. Ruotsin kirjanpitolaki edellyttää, että jokainen tapahtuma on jäljitettävissä ja arkistoitu 7 vuodeksi. Nyt olet siis riippuvainen siitä, että Shopify on saatavilla ja muuttumaton 7 vuotta. Vaihda alustaa, alenna pakettia, sulje kauppa – ja vaatimustenmukaisuutesi rikkoutuu.

Mutta eikö ole liioittelua luoda erillinen lasku jokaiselle tilaukselle?

Se on itse asiassa päinvastoin. Niin kirjanpidon kuuluukin toimia – yksi liiketapahtuma, yksi kirjaus. Ero on siinä, että Junipeer:in kanssa se on täysin automatisoitua, joten se ei ole kauppiaalle lainkaan ylimääräistä työtä. Saat enemmän tarkkuutta vähemmällä vaivalla.

Entä arvonlisävero? Siitä kuulemme eniten valituksia manuaalisesta työstä.

Juuri niin. Jos myyt eri arvonlisäverokantoja käyttäen – 25%, 12%, 6% – tai EU:n rajojen yli, massakirjanpito tarkoittaa, että lasket arvonlisäverojaottelut manuaalisesti. Kun jokaisesta Shopify-tilauksesta tulee oma lasku, saat oikean arvonlisäveron per tapahtuma automaattisesti. Ei taulukkolaskentaohjelmia, ei arvausta.

Ja kauppiaille, jotka myyvät muihin EU-maihin, OSS-raportointi?

Se on iso asia. One Stop Shop edellyttää arvonlisäveron raportointia maittain ja paikallisen kannan mukaan. Kun jokainen tilaus laskutetaan erikseen, data on jo Fortnox:issa oikein jaoteltuna. Massakirjanpidon kanssa viet tiedot Shopify:sta ja kokoat ne manuaalisesti yhteen. Se on hidasta ja riskialtista.

Entä palautukset?

Massakirjanpidon kanssa palautukset netotetaan myyntejä vastaan. Et voi sanoa, mitä myytiin ja mitä palautettiin. Kun jokaisella tilauksella on oma lasku, jokainen palautus yhdistetään alkuperäiseen tilaukseensa. Puhdas auditointipolku, selkeät luvut.

Miten tämä auttaa kuukausittaisessa täsmäytyksessä?

Kun jokainen tilaus on oma laskunsa, voit täsmäyttää Fortnox:in Shopify:ta vastaan ja Klarna:a, Stripe:a tai mitä tahansa käyttämääsi maksuntarjoajaa vastaan – tapahtuma tapahtumalta. Eroavaisuudet näkyvät heti sen sijaan, että piilossa kertasummassa.

Onko muita hyötyjä, joita kauppiaat eivät ehkä ajattele?

Parempi data. Kun jokainen tilaus on järjestelmässä erikseen, voit segmentoida tuotteen, markkinan, kanavan, maksutavan, ajanjakson mukaan – mitä tahansa tarvitset. Se on täysin erilainen perusta liiketoimintapäätöksille verrattuna kuukausittaiseen kokonaissummaan, joka vain sanoo "myit X".

Eli lyhyt versio?

Lisää laskuja, kyllä. Lisää työtä, ei. Parempi vaatimustenmukaisuus, parempi data, vähemmän riskiä.

Jonas Wärngård on Junipeer:in toimitusjohtaja, joka automatisoi Shopify-Fortnox-kirjanpidon – yksi lasku per tilaus, täysin automatisoituna.