ERP står for Enterprise Resource Planning. På norsk kalles det vanligvis ERP-system eller økonomisystem. Det er systemet der en bedrift håndterer økonomi, lager, ordrer og innkjøp samlet på ett sted, i stedet for i flere separate verktøy.
For en netthandler er ERP-systemet det som tar over når kunden har klikket på kjøp. Nettbutikken selger. ERP-systemet bokfører, fakturerer og holder styr på lageret.
Hva betyr ERP?
Enterprise Resource Planning betyr omtrent planlegging av bedriftens ressurser. Begrepet kommer fra produksjonsindustrien, der systemer for materialplanlegging ble utvidet til også å dekke økonomi, innkjøp og salg. I dag brukes ERP om systemet som binder bedriftens kjerneprosesser sammen.
Hva gjør et ERP-system?
Et ERP-system består av moduler som deler de samme dataene. De vanligste er:
- Økonomi og regnskap: fakturaer, kreditnotaer, mva, avstemming og årsoppgjør
- Lager: hvor mange enheter du har, hvor de er og hva som er bestilt
- Ordrer og innkjøp: salgsordrer, innkjøpsordrer og bilagene de skaper
- Kunder og leverandører: betalingsbetingelser, kredittgrenser og, i B2B, avtalepriser
- Rapportering: resultatregnskap, mva-melding og nøkkeltall
Større systemer har også moduler for produksjon, prosjekter og personal.
ERP-system og nettbutikk: hvem gjør hva?
| Oppgave | Nettbutikken | ERP-systemet |
|---|---|---|
| Vise produkter og priser | ✓ | |
| Ta imot ordrer og betalinger | ✓ | |
| Opprette faktura og bilag | ✓ | |
| Bokføre salg og mva | ✓ | |
| Holde den faktiske lagerbeholdningen | ✓ | |
| Håndtere kunder, betingelser og kredittgrenser (B2B) | ✓ | |
| Rapportere resultat og mva | ✓ |
Eksempel: fra ordre til bokføring
En kunde kjøper for 1 250 kr inkludert 25 % mva i Shopify-butikken din og betaler med Klarna. I ERP-systemet blir det:
- Salgsinntekt på 1 000 kr
- Utgående mva på 250 kr
- En fordring på Klarna til utbetalingen kommer
Når Klarna betaler ut, trekkes gebyret fra. Utbetalingen bokføres mot bankkontoen og gebyret som en kostnad. Nøyaktige kontoer avhenger av kontoplanen din.
Uten en kobling mellom systemene gjøres alt dette manuelt, ordre for ordre.
Regnskapsprogram eller ERP-system?
For mindre bedrifter er grensen uklar. Mange voksende netthandlere bruker et regnskapsprogram som ERP-system, fordi fakturaer, mva og ofte også lager håndteres der.
Et fullt ERP-system som Business Central eller SAP Business One blir aktuelt når bedriften har flere selskaper, flere lagre, kompleks B2B eller egen produksjon.
Vanlige ERP-systemer i Norden
Blant nordiske netthandlere er Fortnox, Spiris, Visma.net, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Monitor G5, Specter og SAP Business One vanlige. I Norge brukes også 24SevenOffice. Hvilket system som passer, avhenger av størrelse, markeder og kompleksitet. Se vår sammenligning av ERP-systemer for netthandel.
Sky eller lokalt installert?
De fleste ERP-systemer for netthandel i dag er skybaserte. Du betaler per måned, oppdateringer skjer automatisk og systemet er tilgjengelig via API, noe som gjør det enklere å koble det til andre systemer. Lokalt installerte systemer finnes hovedsakelig hos større bedrifter og i produksjon.
Hvorfor ERP-systemet må kobles til nettbutikken
Et ERP-system snakker ikke automatisk med nettbutikken din. Ordrer i Shopify eller WooCommerce dukker ikke opp av seg selv i ERP-systemet, og lagerbeholdningen i ERP-systemet vises ikke automatisk i butikken. Systemene må kobles sammen.
Den koblingen gir en integrasjonsplattform som Junipeer. Når systemene er koblet, blir hver ordre automatisk en faktura, lagerbeholdningen oppdateres nesten i sanntid og utbetalinger fra Klarna, Svea eller Adyen avstemmes uten manuelt arbeid.