ERP står för Enterprise Resource Planning. På svenska kallas det oftast affärssystem. Det är systemet där ett företag hanterar ekonomi, lager, ordrar och inköp, samlat på ett ställe i stället för i flera separata verktyg.
För en e-handlare är affärssystemet det som tar över när kunden har klickat på köp. Webshopen säljer. Affärssystemet bokför, fakturerar och håller koll på lagret.
Vad betyder ERP?
Enterprise Resource Planning betyder ungefär planering av företagets resurser. Begreppet kommer från tillverkningsindustrin, där system för materialplanering byggdes ut till att även omfatta ekonomi, inköp och försäljning. I dag används ERP, ERP-system och affärssystem som synonymer för det system som håller ihop företagets kärnprocesser.
Vad gör ett affärssystem?
Ett affärssystem består av moduler som delar samma data. De vanligaste är:
- Ekonomi och bokföring: fakturor, kreditfakturor, moms, avstämning och bokslut
- Lager: hur många enheter du har, var de finns och vad som är beställt
- Order och inköp: försäljningsordrar, inköpsordrar och de verifikat de skapar
- Kunder och leverantörer: betalningsvillkor, kreditgränser och, i B2B, avtalspriser
- Rapportering: resultaträkning, momsdeklaration och nyckeltal
Större system har också moduler för produktion, projekt och personal.
Affärssystem och webshop: vem gör vad?
| Uppgift | Webshopen | Affärssystemet |
|---|---|---|
| Visa produkter och priser | ✓ | |
| Ta emot ordrar och betalningar | ✓ | |
| Skapa faktura och verifikat | ✓ | |
| Bokföra försäljning och moms | ✓ | |
| Hålla det faktiska lagersaldot | ✓ | |
| Hantera kunder, villkor och kreditgränser (B2B) | ✓ | |
| Rapportera resultat och moms | ✓ |
Exempel: från order till bokföring
En kund köper för 1 250 kr inklusive moms i din Shopify-butik och betalar med Klarna. I affärssystemet blir det:
- Försäljning 1 000 kr (t.ex. konto 3001)
- Utgående moms 250 kr (t.ex. konto 2611)
- En fordran på Klarna tills utbetalningen kommer
När Klarna betalar ut dras deras avgift av. Utbetalningen bokas mot bankkontot och avgiften som en kostnad. Exakta konton beror på din kontoplan.
Utan koppling mellan systemen görs allt detta för hand, order för order.
Bokföringsprogram eller affärssystem?
För mindre företag är gränsen otydlig. Fortnox och Spiris (tidigare Visma eEkonomi) kallas ofta bokföringsprogram, men för de flesta svenska e-handlare är det just de som fungerar som affärssystem: fakturor, moms och ofta även lager hanteras där.
Ett fullständigt affärssystem som Business Central eller SAP Business One blir aktuellt när verksamheten har flera bolag, flera lager, komplex B2B eller egen tillverkning.
Vanliga affärssystem i Sverige
Bland svenska e-handlare är Fortnox, Spiris, Visma.net, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Monitor G5, Specter och SAP Business One vanliga. Vilket som passar beror på storlek, marknader och hur komplex verksamheten är. En jämförelse hittar du i Bästa affärssystem för e-handel.
Molnbaserat eller lokalt installerat?
De flesta affärssystem för e-handel i dag är molnbaserade. Du betalar per månad, uppdateringar sker automatiskt och systemet nås via API, vilket gör det enklare att koppla till andra system. Lokalt installerade system finns kvar främst hos större och tillverkande företag.
Varför affärssystemet behöver kopplas till webshopen
Ett affärssystem pratar inte automatiskt med din webshop. Ordrar i Shopify eller WooCommerce hamnar inte av sig själva i affärssystemet, och lagersaldon i affärssystemet syns inte automatiskt i butiken. Systemen behöver kopplas ihop.
Den kopplingen tillhandahåller en integrationsplattform som Junipeer. När systemen är kopplade blir varje order en faktura automatiskt, lagersaldon uppdateras i nära realtid och utbetalningar från Klarna, Svea eller Adyen stäms av utan manuellt arbete.
Nästa steg
Jämför affärssystem för e-handel | Integrera affärssystem med e-handel